Det jag underskattade länge är hur mycket av ett bolag som aldrig syns i bokföringen. Vem som äger aktierna. Att bolagsordningen säger att bolaget inte ska ha revisor. Att ett bankkonto byttes mitt i ett räkenskapsår. Vad stämman faktiskt beslutade. Ingenting av det står i ett verifikat, och när jag i juli satte mig med Claude Code och hela arkivet var det precis den sortens saker den behövde veta först.

Numera skriver jag ner den kunskapen i klartext bredvid siffrorna.

Två lager kontext

Ett bolag har fakta som gäller hela tiden och händelser som hör till ett visst år. De åldras olika, så de ligger i olika filer.

0x01/
  CLAUDE.md                    bolagsfakta, gäller alla år
  Registreringsbevis.pdf
  Bolagsordning.pdf
  Aktiebok.pdf
  2023/CLAUDE.md               kontext och händelser för 2023
  2024/CLAUDE.md
  2025/CLAUDE.md
  2026/CLAUDE.md
  Bank/                        kontoutdrag, hela historiken som CSV

Rotfilen ändras sällan, årsfilerna växer under året. Båda är vanlig prosa som hänvisar vidare till källdokumenten. Det är dokumenten som gäller, filerna sammanfattar bara.

Rotfilen: det som gäller alltid

Här ligger det som en revisor, en bank eller jag själv om två år skulle behöva fråga om. Bolagsfakta som säte, verksamhet och räkenskapsår. Vilken regelverksnivå redovisningen följer och vilka verktyg som används. Momsregistrering och vilken metod som tillämpas. Aktiekapital, antal aktier, vem som äger dem och var aktieboken finns. Styrelse, suppleant, firmateckning och att bolaget inte har revisor, med hänvisning till paragrafen i bolagsordningen som säger det.

Sedan bankkontona, ett stycke per konto, med vad de använts till och när. Det är tråkigt att skriva och det är det första jag slår upp varje gång.

Mest nytta har jag ändå haft av ett annat avsnitt: regler som är lätta att göra fel på i ett enmansbolag, nedskrivna en gång så att de inte behöver hittas igen.

## Vid stämmoprotokoll (enmansbolag)

- Röstlängden ska ange antal aktier och röster, inte bara namn
- Ansvarsfrihet bör inte beslutas: ägaren är jävig i frågan om sin
  egen ansvarsfrihet. Anteckna att frågan behandlades men att
  beslut inte fattades.
- VD utses av styrelsen, inte av stämman. Stämman väljer bara
  styrelseledamot och suppleant.
- Vinstutdelning på ordinarie årsstämma behöver inte registreras
  hos Bolagsverket. Efterutdelning på extra stämma måste
  registreras.

Ingenting av det är hemligt eller ens svårt. Det är sådant man läser sig till en gång, tillämpar en gång om året och sedan får läsa sig till igen. Nu står det i filen, och när jag ber om ett utkast till stämmoprotokoll kommer de här reglerna med utan att jag behöver komma ihåg dem.

Samma sak gäller framåtblickande noteringar. Bolaget har inga inventarier under avskrivning. Alla inköp har varit direktavskrivna förbrukningsinventarier, så något anläggningsregister finns inte. Det står i filen tillsammans med vad som ska hända första gången ett köp faktiskt ska aktiveras. Det är en instruktion till mig själv om kanske tre år.

Årsfilerna: vad som hände och varför

Årsfilen för det pågående året har tre delar. Avslutade år krymper med tiden till en sammanfattning och en filtabell, vilket räcker när ingenting mer ska hända i dem.

En händelselogg med daterade poster. Regeln för vad som ska in är allt som inte framgår direkt av bokföringen: byte av bank eller leverantör, stämmo- och utdelningsbeslut, myndighetsbeslut, periodiseringar som bygger på en uppskattning, och antaganden som någon kommer att ifrågasätta senare. Oftast jag själv.

Tre krav på hur en post skrivs. Absoluta datum, aldrig "förra veckan". Berörda konton, och verifikatnummer när posten hör till ett enskilt verifikat. Länk till källdokumentet.

### 2023-06-27: Byte av bank

**Källa:** `Bank/1930-foretagskonto.csv`, `Bank/1932-nytt-konto.csv`

**Vad som hände:** det ursprungliga företagskontot (1930)
avslutades och hela saldot fördes över till det nya kontot (1932).

**Därför ser bokföringen ut som den gör:** båda bankkontona
förekommer i detta års bokföring, och utbetalningen i juni är en
överföring mellan egna konton, inte en kostnad.

Ett dokumentregister, alltså en tabell som säger vilket dokument som ligger var. Det låter överflödigt när mappen har tolv filer, men filnamn från myndigheter och bokföringsprogram är sällan självförklarande.

Och öppna punkter, en vanlig checklista. Den delen visade sig vara mer användbar än jag trodde, eftersom bokslutsarbete i ett litet bolag sker i skurar med månader emellan. Utan den hade jag fått rekonstruera läget varje gång jag satte mig igen.

Vad som ligger på disk

Jag bokför inte i textfiler. Löpande bokföring ligger i Bokio, och årsredovisningen upprättas i ett separat bokslutsverktyg. Mappen på disk är alltså inte bokföringen, utan en export ur den.

Vid varje bokslut, och varje gång jag ska gräva i något, drar jag ut samma uppsättning filer: SIE för hela året, huvudbok som PDF, balans- och resultatrapport, kontoutdrag som CSV, kvitton per verifikat och de handlingar som faktiskt lämnats in (årsredovisning, INK2, momsdeklaration).

Det är den uppsättningen en modell kan läsa på en gång. SIE-formatet är dessutom oväntat tacksamt att jobba med, eftersom det är ren text med hela verifikationslistan och därför går att jämföra rad för rad mot en PDF som påstår samma sak.

En export är samtidigt bara en ögonblicksbild. Rättar jag något i bokföringsprogrammet i efterhand blir filen på disk fel utan att det märks, och den sortens fel är svår att upptäcka just för att filen fortfarande ser komplett ut. Därför antecknas exportdatumet, i filnamnet eller i loggen. Att en export som rör ett gammalt år är daterad i år är inte konstigt i sig, så länge det framgår varför.

Vad uppsättningen är bra för

Den största vinsten är att jag slipper börja om. En fråga om ett gammalt år går att ställa direkt, och den som svarar har läst allt, inte bara det jag råkar minnas.

Jag hade däremot inte räknat med hur användbart det är att kunna korsläsa handlingarna. Ett räkenskapsår lämnar efter sig flera dokument som ska säga samma sak men som upprättas vid olika tillfällen och i olika verktyg. Årsredovisningen fastställs på en stämma. Inkomstdeklarationen lämnas senare. Momsdeklarationen följer sin egen period. Kontoutdraget kommer från banken. Var och en ser rimlig ut för sig, och det är först när man lägger dem bredvid varandra som en avvikelse syns.

Att göra det post för post är så tråkigt att ingen faktiskt gör det. Man stämmer av det uppenbara och litar på resten. Den sortens arbete har blivit gratis att be om: "stämmer utgående saldo i huvudboken mot SIE-filen och mot den fastställda årsredovisningen?" tar en minut att fråga och en eftermiddag att svara på för hand.

Loggen för det året skrev jag i samma veva: modellen som just hade läst igenom allt visste också vad som var värt att anteckna.

Bokföringsprogrammet i webbläsaren

Ibland räcker inte filerna. Ett verifikat har en bilaga man vill se, en rapport går att bryta ner på ett sätt som inte följer med i exporten, eller så vill man bara veta hur något faktiskt ser ut i systemet innan man litar på en PDF.

Då kan Claude navigera i bokföringsprogrammets webbgränssnitt själv, i min egen inloggade webbläsare. Den öppnar verifikatet, läser vad som står, går vidare till nästa. Det är samma klickande jag annars gör med ena handen medan jag läser en huvudbok med den andra, och det är precis det momentet som gör att man tröttnar och nöjer sig med stickprov.

Gränsen går vid att läsa. Ett bokföringssystem är fullt av knappar som inte går att ångra, som att låsa en period, annullera ett verifikat eller skicka in en deklaration. Att hämta uppgifter är ofarligt. Att trycka på fel knapp är det inte, och knapparna sitter på samma sidor. Allt som faktiskt ändrar något gör jag själv.

Gränser

Modellen bestämmer ingenting. Den föreslår kontering, och kontonummer är just en sådan detalj som en språkmodell anger med full självsäkerhet och fel siffra. Allt som rör redovisningsprincip, avdragsrätt eller vad som ska stå i en deklaration verifierar jag mot källan innan det blir en handling.

Den ersätter inte heller en redovisningskonsult. Den gör att jag kommer dit med en konkret fråga och ett underlag i stället för en påse papper.

Överst i årsfilerna står det uttryckligen att filen är ett faktaunderlag och en logg, inte instruktioner till någon automation. En fil som en modell läser varje gång bör inte innehålla meningar som går att läsa som order. Här är det bara jag som skriver i den, men vanan känns rätt.

Filerna ligger lokalt, och webbläsararbetet sker i min egen inloggade session. Bolagets bokföring är ingenting jag klistrar in i en chattruta.

Om jag börjat om

Jag hade skrivit rotfilen samma vecka som bolaget registrerades. Det mesta i den kommer från registreringsbeviset och bolagsordningen, alltså handlingar jag ändå hade framför mig då. Att skriva av dem hade tagit en halvtimme. Att leta rätt på dem igen fyra år senare tog betydligt längre.